Основи обліку заробітної плати та податків в Україні (2025 рік)
Облік заробітної плати (ЗП) в Україні — це складний, але вкрай важливий процес, що охоплює не лише нарахування винагороди працівникам, а й точне обчислення та своєчасну сплату обов'язкових "зарплатних" податків і зборів. Основними регуляторами є Кодекс законів про працю (КЗпП), Закон "Про оплату праці" та Податковий кодекс України (ПКУ).
1. Складові заробітної плати
Згідно з українським законодавством, заробітна плата поділяється на:
- Основна заробітна плата: винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (оклади, тарифні ставки).
- Додаткова заробітна плата: доплати, надбавки, премії, оплата за понаднормовий час, роботу у вихідні, святкові дні, нічний час, а також гарантійні та компенсаційні виплати (відпускні, оплата простою).
- Інші заохочувальні та компенсаційні виплати: виплати, що не входять до фонду основної та додаткової заробітної плати (наприклад, матеріальна допомога разового характеру).
2. Податки та збори із заробітної плати
Роботодавець, виступаючи податковим агентом, зобов'язаний нарахувати та утримати три основні платежі:
А. Нарахування (сплачує роботодавець за свій рахунок)
| Платіж | Ставка (2025 р.) | База нарахування | Примітки |
| ЄСВ (Єдиний соціальний внесок) | 22% | Сума нарахованої ЗП | Мінімальна база: Не менше мінімальної ЗП (у 2025 р. – 8000 грн). Максимальна база: 20 розмірів МЗП. |
| ЄСВ (для осіб з інвалідністю) | 8,41% | Сума нарахованої ЗП | Застосовується до ЗП працівників з інвалідністю. |
Б. Утримання (віднімається із ЗП працівника)
| Платіж | Ставка (2025 р.) | База нарахування | Примітки |
| ПДФО (Податок на доходи фізичних осіб) | 18% | Нарахована ЗП мінус Податкова соціальна пільга (ПСП) | ПСП застосовується, якщо місячний дохід не перевищує встановлений законом граничний розмір (у 2025 р. – 4240,00 грн). |
| Військовий збір (ВЗ) | 5% | Нарахована ЗП | Утримується з усіх доходів, що підлягають оподаткуванню ПДФО (за деякими винятками). |
📌Важливо: З 1 грудня 2024 року до завершення або скасування воєнного стану ставка Військового збору становить 5% (збільшено з 1,5%).
3. Порядок розрахунку та виплати
3.1. Розрахунок "на руки"
Для визначення суми, яку працівник отримує "на руки" (чистий дохід), застосовується формула:
$$text{ЗП на руки} = text{Нарахована ЗП} - text{ПДФО} - text{Військовий збір}$$
● Приклад (без ПСП, ЗП = 10 000 грн):
- ПДФО: $10000 times 0.18 = 1800 text{ грн}$
- Військовий збір: $10000 times 0.05 = 500 text{ грн}$
- Чистий дохід: $10000 - 1800 - 500 = 7700 text{ грн}$
● Додаткові витрати роботодавця:
- ЄСВ: $10000 times 0.22 = 2200 text{ грн}$
- Повна вартість працівника для роботодавця: $10000 (text{ЗП}) + 2200 (text{ЄСВ}) = 12200 text{ грн}$
3.2. Обмеження відрахувань
Загальний розмір усіх відрахувань із заробітної плати (крім податків, це можуть бути аліменти, борги) зазвичай не може перевищувати 20%, а у виняткових випадках, передбачених законодавством (наприклад, стягнення аліментів), — 50% (ст. 128 КЗпП).
3.3. Терміни виплати
Заробітна плата виплачується регулярно в робочі дні, не рідше двох разів на місяць (аванс і основна частина). Проміжок між виплатами не може перевищувати 16 календарних днів.
4. Бухгалтерський облік та звітність
4.1. Облік на рахунках
- Нарахування ЗП: Дт 23, 92, 93, 94... (Витратні рахунки) Кт 661 ("Розрахунки за заробітною платою").
- Нарахування ЄСВ: Дт 23, 92, 93, 94... (Витратні рахунки) Кт 651 ("Розрахунки за єдиним соціальним внеском").
- Утримання податків: Дт 661 Кт 641 ("Розрахунки за податками", для ПДФО), Кт 642 ("Розрахунки за обов'язковими платежами", для ВЗ).
- Виплата ЗП: Дт 661 Кт 30, 31 ("Каса, Рахунки в банках").
4.2. Звітність
З 1 січня 2025 року запроваджується щомісячне подання Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (Об’єднана звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ).
- Форма: Об'єднаний звіт (додатки Д1, 4ДФ та ін.).
- Термін: Щомісячно, протягом 20 календарних днів, наступних за звітним місяцем.